当会员面临可能引致诉讼的严重事故时，应立即联系协会当地通代并着手收集证据。下述内容将帮助会员完成这一任务。需要注意的是，收集证据不是一个人的工作，它需要整个组织的协助来完成。通过通知其他部门，特别是IT部门，可以确保相关的电子邮件、视频监控和事故相关文件不会丢失或删除。
证据保存
在发生可能引致诉讼的事故后，会员应立即开始收集证据。及时收集证据非常重要，因为在事故发生后的几天或几周内，情况会发生变化，记忆衰退，记录可能丢失或错放。不保存纸质或电子的记录将导致证据的毁灭。毁灭证据是指故意、不顾后果、隐藏、篡改、捏造或者销毁与诉讼有关证据的行为。毁灭证据的惩罚包括制裁、罚款、惩罚、不利的陪审团裁决、负面报道和损害声誉。
当诉讼有合理预期时，保存证据的义务就会增加。UK保赔协会建议会员在对待每一个事故时，都时刻要有该案件会引致诉讼的意识，这样会员相应的也会保存证据。在人身伤害、碰撞或财产损失事故发生后，可能会出现诉讼预期。如果会员认为案件有可能引致诉讼，他们应该及时通知保赔协会，协会将委派律师跟进处理。
应该收集哪些资料？
应立即收集的信息和证据包括事故发生的时间/地点以及当事人资料(姓名、地址和电话号码)。律师将协调与证人面谈，获取船员的证词，以及收集辩护所需的文件。会员还应确认任何其他信息来源，如船舶的电子导航数据(GPS、Radar、AIS、ECDIS)、船载航程数据记录仪(VDR)、船舶电子日志、视频监控和船员的移动设备。在事故发生后，电子数据的保存和恢复是必不可少的。有些数据是自动保存的，而其他数据只有在被新数据覆盖之前，船员需采取必要步骤才能保存。这可能需要技术人员协助船员保存和下载某些电子数据。因此，协会强烈建议会员，在事故发生后应立即任命技术人员协助收集信息。
如果事故涉及某一特定的船舶设备，有关设备应立即暂停使用，直到检查已经进行以及当局已经完成了审查/检查。在收集证据期间，要注意与当局、第一目击者和其他目击者进行沟通，这一点很重要。一旦立即响应完成，有必要通过组织保存证据。展示诚信的方式是通过诉讼材料保全。
诉讼材料保全
诉讼材料保全（litigation hold）也叫“保护法令（preservation order）”或“保全法令（hold orders）”，这个法规要求公司保留所有相关法律诉讼的数据。在公司知道未决或将要来临的诉讼或是合理预期诉讼时，必须保留记录。UK保赔协会会员可自行执行诉讼材料保全，或在发生严重伤亡的情况下，会员可从申索人的律师处收到诉讼材料保全通知。如收到诉讼材料保全通知，会员应采取以下步骤遵守诉讼材料保全通知。不遵守诉讼材料保全通知可能导致制裁、罚款或惩罚或不利的陪审团裁决。
诉讼材料保全是避免相关证据因疏忽而被销毁的过程。诉讼材料保全通知应以书面形式发送给企业内各部门或集团的经理以及任何与争议事故有关的人。发送诉讼材料保全通知的管理者应记录组织内所有接受诉讼材料保全通知的人员，审查诉讼材料保全的执行情况，并监督保留相关证据的尽责程度。该备忘录包括法律和信息系统人员在内的所有员工都需要遵守的执行。
应认定和保存的一些物品包括适用的船舶相关文件，如电子数据、电子邮件、监视录像、照片、合同和商业文件。同样重要的是，通知任何拥有案件相关信息/文件的第三方，并要求他们记录保存证据的步骤。一旦诉讼材料保全备忘录发出，应定期跟进，并保持其有效，直到所有预期索赔的诉讼时效期满为止。如果诉讼已经开始，诉讼材料保全应持续到最终诉讼结束。
